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lunes, 23 de enero de 2012

Tienes un e-mail

Tienes un e-mail es una película romántica que protagonizaron Meg Ryan y Tom Hanks en 1998. La sinopsis está en la carátula misma: enfrentados en la vida... enamorados en la red.
El título de esta película y el post que leí hace unos días en el blog Ágora de Ángel González: "RIP eMail" han sido los causantes de ponerme ante las teclas e intentar ordenar mis ideas. Cuando echo la vista atrás me pregunto: ¿Cuántos de los que ahora estáis leyendo estas líneas teníais e-mail propio en 1998? Fue por entonces cuando con Xavier Iglesias decidimos tener correo corporativo en casa, era iglesiasmoro@redestb.es, aunque, puedo deciros que duró poco en exclusiva pues en seguida necesitamos nuestro propio e-mail. Eran tiempos en los que la "Netiquette" de la Red cobraba importancia, te contaban que escribir en mayúsculas a otra persona era como si le gritases al oído, que un emoticón (smiley)  podía ayudar a reflejar mejor nuestro estado de ánimo y otras actitudes que tristemente con el paso del tiempo y el "multiuso del correo" se han ido perdiendo. Ángel en Ágora concluía su artículo con: "En fin, que entre todos lo mataron y él solito se murió" refiriéndose al e-mail. 
Pues para mí, a pesar de todos los medios sociales existentes y los que puedan venir, no veo aún el momento de enterrar al correo electrónico igual que tampoco me permito concluir alegremente que twitter mató a los blogs, no cada uno tiene su espacio y la gracia está en saber usarlos.
Torre "Calatrava" de telecomunicaciones
en Montjuïc (Barcelona)
Si nos centramos en el uso profesional del correo electrónico coincido con Ángel sus enunciados y opino que estamos viviendo la perversión del correo electrónico como herramienta de comunicación. En las empresas, lo que inicialmente fué la revolución en comunicación interna y externa se ha ido convirtiendo en el mejor elemento para "salvar el culo", no no os sonrojéis, es así y en según que departamentos de manera sistemática. No me creo que nunca hayáis oído aquéllo de: "mándamelo por e-mail, así queda constancia" ( y si añades 500 copias a gente que no sabe ni de que va el tema pero que cada vez están más arriba en la jerarquía de tu empresa, mejor y mejor).

Visto lo visto, me han entrado ganas de relatar sin querer ser exhaustiva, los malos usos y perversiones del correo electrónico en la Empresa: 
  • Recibir un mensaje sin encabezamiento ni final, vamos sin un hola ni un adiós es un alarde de comunicación increíble. Tanto cuesta, igual que al teléfono, saludar y despedirse? o es que el receptor de nuestro mensaje nos importa un pimiento y por tanto lo único que queremos es que haga lo que le decimos? Si tenemos poco o muy poco que decir, mejor echarle un tweet, no os parece?
  • No soporto, ni los Re: re: re: ni los mensajes sin subject/tema, que ocurre que el emisor sólo tiene un tema de conversación en su vida? o se piensa que yo receptor sólo me comunico con él y sobre una única cuestión? O es desprecio o es poca profesionalidad, lo siento !!!
  • Mensajes con tantas copias visibles ( y las cco que no conoceremos nunca) que te hacen sospechar de usuarios con listas de distribución internas del tipo "para justificarme y que no me echen las culpas".
  • Y los adjuntos? Apreciado/a adjunto te remito el acta de la reunión bla, bla, bla… si fuiste tú el que envió el mensaje, en un tiempo desconocido te volverán n versiones diferentes (con suerte algunos sabrán usar el control de cambios) para que te entretengas jugando con mucha paciencia a buscar las diferencias entre la versión original y cada una de las recibidas.
  • También tenemos el usuario "precavido" que almacena todos los mensajes para "demostrarlo todo" y su ordenador sufre el tan temido síndrome de Diógenes digital.
  • Y los que pasan un mail para todo? A veces pienso que deberían etiquetar como "spam" a más de un usuario de la Organización que envían mensajes repetitivos que aportan poco o nada y que podríamos ahorrarnoslos. 
  • Otra práctica que me parece brillante es cuando eres copia de un mensaje que nunca te enviaron para que tú, chic@ list@ hagas algo que nunca te dijeron.
  • Y, yo ilusa de mí, hiperconectada y conocedora que el e-mail és instantáneo, pienso que todo el mundo lee el correo al momento o en un periodo de tiempo prudente pero no, eso no es así. Os aseguro que recibo comentarios o respuestas a viejos mensajes muchos de ellos que ni recuerdo.
  • También provocan mi sonrisa los documentos que en su viaje de ida y vuelta retornan a mi buzón intactos con una frase tipo: adjunto te remito el documento con mis comentarios y cuando lo abres descubres que los comentarios no están y es que... el comentarista no supo guardar el documento, modificarlo y volverlo a adjuntar con la faena hecha, simplemente reenvió el mismo mail con el documento original. Oh cielos, todo el trabajo se perdió?
  • Y siguiendo con los adjuntos… Cuando recibo uno, con un mensaje sin texto "personalizado"  en el cuerpo del mensaje, que no me dicen nada y sólo veo toda la firma corporativa y los avisos legales habidos y por haber…. Uuuuuumh no saben la rabia que me embarga y el emisor gana puntos en mi ranking de malos profesionales.
  • Y para acabar con esta lista de malos usos, una práctica bien vista, y que el resto de compañeros comenta como mira Juan como se preocupa cuando no está en la Empresa, es un chico tan responsable!!! Y yo me quedo con cara de tonta cuando tras darle al botón enviar a Juan el sistema me devuelve un mensaje automático que reza: Estaré fuera de la oficina del día x al día xxx, ya responderé cuando vuelva. Si es urgente contacta con mi secretaria (pobrecita ella que no puede escaparse !!!). ¿No conoce los smartphones, tablets y cualquier otro dispositivo que le permite llevarse la oficina en el bolsillo? O mejor... no le interesa para nada llevarse la oficina en el bolsillo !!!
Bueno no salió un decálogo, salieron 11 "praxis espectaculares" del correo electrónico profesional, que seguramente podríais completar. Pero…. pensáis que el e-mail está muriendo?
Sí, seguramente los SM le han dado en la linea de flotación y ahora usar el mail como herramienta de comunicación instantánea es un error pero tiene su sitio y para mí, a pesar de ser una friki del 2.0 sigue siendo imprescindible en muchas ocasiones. La conversación, una reflexión al vuelo y/o una respuesta instantánea no van a ir al mail, twitter me da esas funcionalidades o los chats variados que tengo e incluso el muro de Facebook. Pero si quiero "organizar" o gestionar proyectos, comunicar procedimientos e incluso proponer actuaciones, aunque muchas de estas cosas sean 2.0, el mail adquiere todo su protagonismo ya que es el lugar donde puedo ordenar mis ideas y enviarlas a uno o más destinatarios que yo elijo.  A mí, muy buenas noticias me han llegado por e-mail !!
Así, entre la avalancha de mails que recibo, me encantaría que mi pantalla elevase por encima de todas las ventanas abiertas aquella de la película del 1998 "you have an instant message" para descubrir que al final todo son herramientas que quieren, insistentemente mejorar y facilitar la comunicación ENTRE PERSONAS, no nos olvidemos !!!

Y... si creamos ahora entre todos la lista de buen uso del mail?

15 comentarios:

  1. Quizás lo bueno del mail es que:
    - Todos tienen una cuenta al menos
    - El estandar es el mismo y no hay problemas en la información.

    Eso es algo que ninguna red social ha conseguido por ahora. Y respecto a su utilidad, yo lo sigo viendo una herramienta basica.

    Muaks!

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    1. Sí, sí, para mí el mail sigue siendo imprescindible y coincido en que es quizás una de las herramientas digitales más universales.

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  2. Te mando un email con mi comentario y despues mira mi twit para discutirlo :)
    Guardo esta lista en mis favoritos

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  3. Buenos dias!
    A mi me ha gustado que hayas mencionado la netiqueta. Pienso que es importante cuidar un poquito las formas cuando dejamos nuestra huella en los mensajes que lanzamos a internet, ya sean a modo de email. tuit, comentario en Facebook o foro etc.
    En wikipedia se encuentran facilmente las reglas que se han venido considerando básicas en este aspecto.Suele considerarse el libro “NETiquette” de Virginia Shea la versión definitiva de estas reglas; el libro se publicó en 1994 y contiene 10 reglas básicas de comportamiento en la red.
    Las reglas son las siguientes:
    Regla 1: Nunca olvide que la persona que lee el mensaje es en efecto humana con sentimientos que pueden ser lastimados.
    Regla 2: Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real.
    Regla 3: Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura.
    Regla 4: Respete el tiempo y ancho de banda de las otras personas.
    Regla 5: Muestre el lado bueno de su persona mientras se mantenga en línea.
    Regla 6: Comparta su conocimiento con la comunidad.
    Regla 7: Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y educativo.
    Regla 8: Respete la privacidad de terceras personas, hacer un grupo contra una persona está mal.
    Regla 9: No abuse de su poder.
    Regla 10: Perdone los errores ajenos.
    Regla 11: El acoso es ilegal, con imagenes difamatorias o cambiadas.

    Caso aparte es el uso que se hace a nivel institucional del correo electrónico, con esas intenciones ocultas o enrevesadas que mencionas.Me parece paradójico porque se supone que con estos mensajes estas plasmando un poco de tu personalidad, de tu actitud y aptitud, con lo cual se deberían de cuidar más.

    Muy interesante el tema Mónica. Algo para tener siempre presente.

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    1. Gracias por el supercomentario con lo que pueden ser los 11 mandamientos de las buenas maneras en la Red. Me gusta que tú, como yo, a partir de los correos que envias y recibes imaginas las personalidades de los interlocutores.

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  4. Para mi el email sigue siendo una herramienta imprescindible.

    Fijaos cómo ha cambiado la percepción del email y del snailmail en la última década :) http://www.mostly-cloudy.net/lifework/email-before-and-after/

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    1. Me ha encantado la viñeta !!!! Para mí también imprescindible Miguel :-)

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  5. Muy acertados las reflexiones pero yo creo que el email sigue más vivo que nunca, incluso para registrarte en muchas páginas te solicitan que tengas una dirección de email. Lo que más me fastidia personalmente son los mensajes de email sin asunto (no hay tema a tratar ni indicaciones) y las cadenas de cc eternas y los mensajes en cadena. Si la gente no abusara de estos el email recobraría su funcionalidad.

    Ahora lo que me sucede es que para contactar con una determinada persona no se si usar: email, DM de twitter, MP (mensaje privado) de facebook, whatsapp, bb messenger y claro me hago un lío... sobre todo cuando comienzas una conversación por un lado y acabas por el otro. Jaja.

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    1. David mejor dudar sobre la herramienta digital para contactar con alguien que no tener ninguna. En mi caso recibo tweets y DM's que me avisan de un e-mail que debería haber entrado a mi buzón. Al final cada uno priorizamos el canal.

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  6. Me ha gustado. Sin embargo, por las veces que me ha tocado, he decidido poner en copia al directivo ya que por culpa de terceros me he comido marrones que no me correspondían. Y broncas de las gordas. Así como guardar mails (diógnes digital me ha encantado)No te puedes ni imaginar cuánta gente hay que echa balones fuera y no es capaz de aceptar SU error, poniendo en peligro futuras acciones comerciales.
    A mí, lo que más me molesta son asuntos en mayúsculas, me da la sensación de que me están gritando, así como cuerpos de mensaje en tamaño 80 y de colorines fluorescentes que dañan mi retina. jaja

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    1. Tienes razón Laila, las copias en ocasiones son necesarias no por ti mismo sino por los demás, triste pero cierto. Yo soy muy mala en eso y habitualmente las olvido, y sí, algún que otro brownie he tenido. Había olvidado esos mails de cuerpo 80 que tampoco soporto que además van en negrita !!!

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  7. En el 98 tenía cuenta mia de email. Si no fue ese año cuando la creé fue un año antes. Era de eresmas.com.
    Levité cuando mandé un mail a mi compañera Cristina que estaba en Buenos Aires y me contestó al minuto.
    Larga vida al email y a sus diferentes usos.
    Incluido el de reenviarlo a los jefes para que quede constancia de todo. Quizá cuando sea jefa esta práctica no me guste, pero de momento me ha salvado de malas historias.
    Genial, Mónica. Buen post. Buena reflexión para inaugurar el blog en este 2012. Muaks!!

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  8. Uy Emma, eresmas.com casi ni me acordaba de ese proveedor de ISP !!! Tienes razón, los primeros emails parecían magia... como nos pareció Gdocs y cualquier herramienta digital que nos permita acercarnos a las personas.

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  9. Si nos pusiéramos a enumerar los múltiples beneficios que brindan los e-mail tardaríamos horas, el mundo actual debe agradecer la invención de estas herramientas tecnológicas.

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